Como a clínica conecta o WhatsApp?
Em poucos minutos, pela própria tela do sistema: você entra com a conta da Meta e escolhe entre manter o número que a clínica já usa no aplicativo WhatsApp Business do celular (escaneando um QR code — o aplicativo continua funcionando normalmente) ou cadastrar um número novo, dedicado ao sistema. A partir daí as mensagens saem sozinhas, no horário programado, em nome da clínica.
Por ser o canal oficial, os textos são modelos previamente aprovados pela Meta, cada envio tem registro de entregue e lido, e o custo por mensagem de utilidade é de centavos — cobrado pela própria Meta na conta da clínica, sem intermediário.
Confirmação com botões: o paciente responde, a agenda muda
A confirmação vai com dois botões. Se o paciente toca em “Confirmar presença”, a consulta passa a confirmada na agenda na hora. Se toca em “Preciso remarcar”, o consultório é avisado por e-mail e o paciente recebe uma resposta automática dizendo que a equipe vai entrar em contato — a consulta não some da agenda. Você decide com quanta antecedência a confirmação sai (por exemplo, um dia antes) e pode ter mais de um horário.
Lembrete na antecedência e no tom que você escolher
O lembrete é separado da confirmação e tem as próprias regras: ligue ou desligue, escolha a antecedência (duas horas antes, na véspera, ou ambos) e o tom de voz — cordial, formal, direto ou caloroso. As mensagens só saem dentro da janela de horário que você definir (por padrão, das 8h às 20h); o que cair fora espera o próximo horário permitido.
Sem dado clínico, com consentimento e com saída fácil
Por desenho, a mensagem leva apenas o primeiro nome do paciente, o nome do profissional, data, horário e endereço. Nada de motivo da consulta, exame, diagnóstico ou medicamento — informação de saúde fica no prontuário, não numa notificação de celular.
O envio depende do consentimento do paciente, registrado no cadastro com data. E o paciente que responder “SAIR” deixa de receber imediatamente, com o pedido registrado. Na agenda, cada consulta mostra o status da mensagem: enfileirada, enviada, entregue, lida ou falhou.